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mercredi, 15 septembre 2004

Dossier Patient Unique Hospitalier : partage des documents

Conclusions de l'expérience

Les résultats des analyses menées montrent que les situations où les opérateurs recherchent des informations médicales auprès d’autres services du CHRU sont multiples. Ces informations sont le plus souvent demandées par téléphone ou courrier et renvoyées par fax ou courrier. Ces modes de recherche posent parfois des problèmes en terme de confidentialité, de disponibilité de personnes ou de délais de réponse. L’introduction du DPUI aura ainsi l’avantage pour les utilisateurs de pouvoir réaliser une recherche des informations manquantes plus rapide et plus efficace en diminuant le nombre de démarches à effectuer et le nombre d’acteurs à impliquer dans le processus.
Cependant, les analyses soulignent un certain nombre de contraintes pouvant être plus ou moins bloquantes à l’utilisation du DPUI. De plus, l’usage du DPUI prévu pour le test entraînerait dans certaines conditions des changements importants de l’activité des médecins et des secrétaires.
Ces analyses accompagnées de recommandations ont été soumises au groupe du projet. Plusieurs réunions de réflexion portant sur les points bloquants à l’utilisation du DPUI se sont tenues pour les résoudre et ainsi faciliter le déploiement sur l'ensemble du CHRU.

Projet CHRU de Lille: Dossier Patient Unique Informatisé

Période: janvier 2002 – octobre 2003

1. Description du projet

Le CHRU de Lille est engagé dans un projet de Dossier Patient Unique Informatisé (DPUI). Son principe consiste à rendre accessible via le système hospitalier de Lille OTALIA les courriers médicaux produits par d’autres services.
Une période de test du DPUI d’une durée de deux mois a été déterminée. Elle concerne les services de Néphrologie A & B, d’Urologie, de Radiologie et le CMCA.
Durant cette période, la fonction DPUI a été encadrée par un certain nombre de contraintes telles que la restriction de l’accès aux médecins seniors, la fenêtre temporelle de visualisation limitée ainsi que la mise en partage ou non du document par le service producteur.

2. Intervention de EVALAB

a. Objectifs
La mission confiée à Evalab dans ce projet était la suivante :
# Analyser l’activité des médecins et des secrétaires médicales avant la mise en place du DPUI afin d’établir une sorte de « ligne de base » qui décrit l’activité de gestion des documents médicaux avant le partage informatisé et concernant essentiellement les besoins en recherche d’informations médicales ;
# Réaliser un profil des futurs utilisateurs quant à leur utilisation de l’informatique afin de prédire leur acceptation et leur utilisation probable de la fonction DPUI ;
# Evaluer l’intégration et l’utilisabilité de cette nouvelle fonction dans l’activité quotidienne des services hospitaliers.

Le nombre très important de personnes qui interagissent dans le flux des informations médicales rendait l’analyse très longue et complexe. En conséquence, nous avons orienté nos investigations préférentiellement vers les incidents dans les flux d’informations médicales qui peuvent être concernés directement par la mise en place des fonctions du DPUI. Nous nous sommes donc intéressés aux procédures de recherche d’informations médicales :
# nécessaires mais manquantes au moment de la prise en charge ;
# générées par d’autres services du CHRU dans lesquels le patient a été pris en charge et disponibles dans ces services.
Ainsi, nous avons réalisé :

* l’analyse des profils des utilisateurs ;
* l’analyse de l’activité avant la mise en place du DPUI ;
* les cas d’utilisation présentant un besoin en information médicale où l’utilisation de la fonction DPUI :
o sera possible en modifiant certaines habitudes de travail ;
o sera impossible dans la version test du DPUI ;
* Les conclusions et recommandations.

Lors de l’introduction de la fonction DPU, nous avons suivi la transition d’activité.

b. Méthodes
Un profil utilisateurs « médecins », « internes » et « secrétaires médicales » a été réalisé dans les cinq services pilotes à partir de la passation d’un questionnaire.
Une analyse du travail des futurs utilisateurs a été réalisée en utilisant les méthodes de l’ergonomie cognitive :
# interviews dirigées et semi-dirigées ;
# analyse de traces (courriers reçus, produits et envoyés) ;
# technique à base d’observations qui fournit des données prélevées directement sur les conduites ;
# validation auprès des utilisateurs de toutes descriptions et analyses.
La transition de l’activité par l’introduction de la fonction DPU a été observée dans un second temps.

c. Résultats
Les résultats des analyses menées montrent que les situations où les opérateurs recherchent des informations médicales auprès d’autres services du CHRU sont multiples. Ces informations sont le plus souvent demandées par téléphone ou courrier et renvoyées par fax ou courrier. Ces modes de recherche posent parfois des problèmes en terme de confidentialité, de disponibilité de personnes ou de délais de réponse. L’introduction du DPUI aura ainsi l’avantage pour les utilisateurs de pouvoir réaliser une recherche des informations manquantes plus rapide et plus efficace en diminuant le nombre de démarches à effectuer et le nombre d’acteurs à impliquer dans le processus.
Cependant, les analyses soulignent un certain nombre de contraintes pouvant être plus ou moins bloquantes à l’utilisation du DPUI. De plus, l’usage du DPUI prévu pour le test entraînerait dans certaines conditions des changements importants de l’activité des médecins et des secrétaires.
Ces analyses accompagnées de recommandations ont été soumises au groupe du projet. Plusieurs réunions de réflexion portant sur les points bloquants à l’utilisation du DPUI se sont tenues pour les résoudre et ainsi faciliter le déploiement sur l'ensemble du CHRU.

Posted by Thierry Abiven on septembre 15, 2004 at 09:00 AM dans Dossier santé : utilisation | Permalink

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